Bagaimana Memilih Perangkat Lunak Kolaborasi Proyek Yang Tepat – Alat manajemen kerja kolaboratif menyediakan lokasi terpusat di mana tim dapat merencanakan, mengoordinasikan, dan berkolaborasi dalam proyek sambil menjaga kemajuan semua orang di jalurnya. Inilah yang harus dicari ketika memilih aplikasi dan 12 produk teratas untuk dipertimbangkan.
Bagaimana Memilih Perangkat Lunak Kolaborasi Proyek Yang Tepat
dotdiva – Bahkan sebelum kita mendengar kata coronavirus atau COVID-19 , aplikasi kolaborasi sedang meningkat di perusahaan. Sekarang, karena peningkatan fenomenal dalam pekerjaan jarak jauh yang dipicu oleh pandemi, semakin banyak organisasi yang menerapkan alat kolaborasi proyek untuk memungkinkan karyawan berkolaborasi secara efektif dalam tugas proyek dari mana saja.
Baca Juga : Komunikasi dan Kolaborasi Yang Lebih Baik Dalam Ilmu Komputer
Alat kolaborasi proyek mencakup fitur yang memudahkan anggota tim, pemimpin proyek, dan orang lain yang terlibat dalam proyek untuk berkomunikasi, baik secara real time maupun asinkron. Anggota dan pemimpin tim dapat menggunakan aplikasi kolaborasi proyek, juga disebut perangkat lunak manajemen tugas tim atau alat manajemen kerja kolaboratif , untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan memantau proyek mereka. Perangkat lunak ini memberi informasi kepada pengguna tentang pembaruan dan membantu mereka menyelesaikan pekerjaan mereka sesuai jadwal.
Aplikasi ini juga membantu anggota tim berkomunikasi dengan mudah, memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi hambatan lebih awal dan dengan cepat mengatasinya. Dan alat kolaborasi proyek menyediakan lokasi yang aman di mana anggota tim dapat menyimpan semua materi proyek mereka, memberikan akses kepada pengguna berdasarkan kasus per kasus.
Sementara perangkat lunak manajemen proyek kelas atas ditujukan untuk manajer proyek terlatih , aplikasi kolaborasi proyek dimaksudkan untuk membantu kolaborasi di antara semua jenis pengguna bisnis yang mengerjakan proyek bersama. “Alat-alat ini dirancang untuk pengguna akhir sehari-hari, bukan untuk manajer proyek profesional bukan untuk seseorang yang mengikuti metodologi yang ketat ,” kata Mike Gotta, wakil presiden penelitian untuk kolaborasi, komunikasi karyawan, dan perangkat lunak sosial di Gartner.
Alat kolaborasi proyek: Keuntungan dan kerugian
Ketika menggunakan perangkat lunak kolaborasi proyek, ada lebih banyak keuntungan daripada tantangan, menurut Margo Visitacion, wakil presiden dan analis utama di Forrester Research. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:
Keuntungan
Kemudahan penggunaan: Visitacion mengatakan alasan mengapa alat kolaborasi proyek benar-benar berkembang, terutama sejak pandemi [COVID-19], adalah karena alat tersebut biasanya sangat mudah digunakan. “Anda tidak harus menjadi manajer proyek yang terlatih secara formal,” katanya. “Dan orang-orang senang bekerja dengan mereka.”
- Penyelesaian masalah yang ditingkatkan
Karena anggota tim dapat berbagi file dan berkolaborasi dalam waktu nyata, mereka dapat bekerja sama dengan lebih efisien untuk memecahkan masalah.
- Komunikasi tim yang ditingkatkan
Alat ini memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi secara efektif selama proyek melalui ruang obrolan virtual dan rapat video. Alat kolaborasi proyek juga memungkinkan tim melakukan brainstorming ide saat mereka terus mengerjakan proyek mereka, daripada menunggu rapat mingguan atau mengirim email ke pemimpin proyek atau anggota tim lainnya.
- Membangun tim
Perangkat lunak kolaborasi proyek dapat mendekatkan pekerja dan meningkatkan hubungan karyawan. Untuk perusahaan dengan tempat kerja hibrida, alat ini juga membantu karyawan jarak jauh merasa tidak terlalu terisolasi dan membuat mereka bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama.
- Organisasi yang ditingkatkan
Perangkat lunak kolaborasi proyek menawarkan lokasi sentral bagi anggota tim untuk berbagi dokumen dan keahlian. Ini membantu pemimpin tim mengoordinasikan proyek dan tugas yang melibatkan banyak orang dengan lebih baik.
- Manajemen proyek yang lebih baik
Aplikasi kolaborasi proyek memudahkan manajer untuk mengoordinasikan aktivitas proyek untuk berbagai proyek di berbagai tim dan anggota tim. Untuk kesuksesan jangka panjang, pemimpin proyek harus mengontrol kemajuan setiap proyek dan memantau setiap tahap untuk memastikan semua tugas selesai tepat waktu.
Kekurangan
- Tidak ada penerapan top-down
Karena berbagai departemen sering membeli alat kolaborasi proyek yang dioptimalkan secara khusus untuk penggunaannya misalnya, alat yang dioptimalkan untuk pemasaran atau manajemen rantai pasokan lebih sulit bagi organisasi untuk mengelola biaya, konsumsi, dan kepatuhan masing-masing dan melacak seberapa sering itu digunakan.
“Saya tidak ingin menggunakan kata ‘sprawl’ karena itu negatif, tetapi [membeli alat ini] adalah jenis operasi fungsional atau keputusan berbasis domain,” kata Gotta dari Gartner. “Tidak ada penerapan top-down, dan jika Anda tidak memiliki beberapa tata kelola atau mungkin beberapa manajemen portofolio, maka tidak jarang memiliki terlalu banyak alat dalam suatu organisasi.”
- Biaya
Sebagian besar aplikasi kolaborasi proyek adalah penawaran SaaS yang dijual berdasarkan langganan. Meskipun vendor biasanya menawarkan tingkat gratis dengan fitur terbatas, sebagian besar bisnis memerlukan fitur lanjutan yang disertakan dengan paket berbayar jadi mereka harus berkeliling dan memilih vendor yang menawarkan model harga yang wajar untuk perangkat lunaknya. Selain itu, mungkin ada biaya tambahan untuk beberapa fitur, seperti papan tulis digital. Untuk menghindari kejutan, organisasi harus membaca cetakan kecil sebelum membeli.
- Kurva pembelajaran yang curam untuk beberapa alat
Alat kolaborasi proyek harus mudah digunakan, tetapi tidak semuanya. Jika kurva pembelajaran terlalu curam, anggota tim kemungkinan besar tidak akan bahagia dan karyawan yang tidak bahagia biasanya kurang kolaboratif dan kurang produktif. Perusahaan harus membaca ulasan pelanggan untuk menentukan seberapa mudah atau sulit alat tertentu untuk dipelajari.
- Alat kolaborasi proyek: Fitur utama yang harus dicari
Aplikasi kolaborasi proyek harus menawarkan fitur yang memungkinkan anggota tim dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas dan proyek mereka, serta berkomunikasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis bersama. Dalam beberapa kasus, fitur ini ditawarkan melalui integrasi dengan alat kolaborasi lain, seperti Slack atau Zoom, daripada sebagai bagian dari aplikasi kolaborasi proyek itu sendiri.
Fitur utama meliputi
- Ruang kerja dan dasbor bersama
Anggota tim memerlukan lokasi terpusat di mana mereka dapat menemukan informasi serta memposting dan mengatur informasi yang terkait dengan proyek dan tugas mereka. Ruang kerja memungkinkan anggota tim memposting dan berbagi hal-hal seperti proyek dan catatan tim, file, dan video.
Alat kolaborasi proyek terbaik juga mencakup dasbor yang memperbarui anggota tim tentang informasi apa yang perlu mereka ketahui dan kapan mereka perlu mengetahuinya. Tampilan dasbor tunggal memungkinkan anggota tim melihat semua data proyek waktu nyata mereka, melihat apa yang sedang dikerjakan orang lain, melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan anggota tim untuk tugas, dan memastikan mereka memenuhi tenggat waktu mereka.
- Opsi pengiriman pesan lanjutan
Alat kolaborasi proyek teratas memberi anggota tim dan manajer proyek berbagai cara untuk berkomunikasi satu sama lain. Alat kolaborasi terbaik memungkinkan mereka untuk membuat keputusan, menawarkan umpan balik, dan mengadakan percakapan melalui berbagai fitur perpesanan, termasuk @sebutan, yang memungkinkan pemimpin tim memberi tahu anggota tentang pembaruan, pertanyaan, atau aktivitas penting, sehingga mereka dapat bekerja lebih cepat.
Beberapa alat memungkinkan anggota tim membuat saran dan memberi serta menerima umpan balik di samping pekerjaan mereka, termasuk di blog, halaman, file, ruang tim dan proyek, dan konten lain apa pun yang mereka posting. Komentar ini membantu anggota tim mencapai keputusan yang lebih baik. Dan aplikasi kolaborasi proyek teratas juga terintegrasi dengan alat obrolan lain yang banyak digunakan, termasuk Slack dan Microsoft Teams.
- Perencanaan dan pelacakan proyek
Alat kolaborasi proyek harus mencakup fitur perencanaan dan pelacakan proyek, seperti papan Kanban , bagan Gantt , garis waktu, kalender, alat pelacakan waktu, dan tabel.
- Forum diskusi
Forum ini memungkinkan anggota tim untuk berbagi pendapat, keahlian, dan umpan balik. Alat terbaik memungkinkan tim menambahkan forum diskusi ke ruang kerja atau halaman, yang dapat digunakan anggota untuk mengajukan pertanyaan tentang topik tertentu atau mendapatkan komentar tentang sebuah ide.
- Manajemen dokumen
Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk membuat draf dan menyimpan dokumen terkait proyek yang dapat mereka akses dan edit dengan mudah. Kemampuan untuk mengedit dokumen dengan anggota tim lain secara real time memaksimalkan kolaborasi. Fitur ini juga harus menawarkan sinkronisasi waktu nyata untuk memastikan bahwa setiap perubahan yang dilakukan tercermin pada perangkat setiap anggota. Alat kolaborasi proyek terbaik juga memungkinkan anggota tim melacak riwayat setiap perubahan melalui pembuatan versi.
- Alur kerja dan formulir
Menggunakan alur kerja dan formulir, anggota tim dapat mengumpulkan, meninjau, dan menyetujui proses kerja. Tim dapat bekerja lebih efisien dan membuat keputusan lebih cepat saat mereka menggunakan formulir untuk berkolaborasi, mengumpulkan data, dan mempercepat persetujuan. Perangkat lunak kolaborasi terbaik memungkinkan tim membuat alur kerja khusus yang melengkapi praktik terbaik dan memungkinkan anggota tim untuk bekerja sama secara lebih transparan dan efisien.
- Konferensi video
Kemampuan konferensi video harus mencakup rapat virtual yang dapat dijadwalkan dengan berbagi layar untuk grup besar dan kecil, serta panggilan satu lawan satu untuk obrolan mendadak antar anggota tim.
- Keamanan
Organisasi perlu melengkapi tim jarak jauh mereka dengan alat yang melindungi rahasia pelanggan dan data perusahaan serta mematuhi peraturan keamanan dan privasi. Paling tidak, perangkat lunak kolaborasi proyek harus menyediakan alat manajemen identitas dan akses serta menawarkan enkripsi data tingkat perusahaan saat transit dan saat istirahat. Cari halaman (atau halaman) di situs vendor yang menguraikan praktik keamanan, kepatuhan, dan privasinya.
5 alat kolaborasi proyek terkemuka
Ada lusinan aplikasi kolaborasi proyek di pasar; untuk membantu Anda memulai riset, kami menyoroti produk berikut berdasarkan diskusi dengan analis dan riset independen. Pencantuman dalam daftar ini bukan merupakan rekomendasi pembelian, juga bukan merupakan tanda untuk tidak membeli.
1. Airtable
Platform kode rendah yang memungkinkan grup untuk membuat dan mengedit database, Airtable juga berfungsi sebagai alat kolaborasi proyek online, memungkinkan anggota tim untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit informasi secara kolaboratif.
Fitur kolaborasi proyek Airtable termasuk berbagi file, dasbor tim, aplikasi seluler iOS dan Android, dan kemampuan untuk menghubungkan proyek antar tim dan menampilkan perubahan secara real time tanpa menyegarkan halaman. Perangkat lunak ini juga menyediakan daftar tugas, papan Kanban, kalender tim bersama, kolaborasi tugas, dan akses klien. Selain itu, Airtable menawarkan integrasi dengan sejumlah aplikasi dan layanan, termasuk aplikasi Slack, Dropbox, dan GitHub.
2. Asana
Asana berbasis web membantu tim mengatur dan mengelola pekerjaan mereka, termasuk tugas harian dan inisiatif strategis. Asana menawarkan tugas, bidang khusus, tampilan kemajuan, dan portofolio yang diperbarui secara real time, memungkinkan tim untuk membuat keputusan yang lebih baik lebih cepat di setiap tahap proyek mereka. Tim dapat menggunakan Asana untuk mengelola semua jenis proyek atau proses, termasuk kampanye pemasaran, permintaan kerja, dan peluncuran produk.
Pemimpin proyek dapat menetapkan tugas kepada anggota tim, membuat garis waktu, dan melacak kemajuan proyek melalui papan. Juga tersedia untuk perangkat Android dan iOS, Asana menawarkan integrasi dengan lebih dari 200 aplikasi dan layanan, termasuk Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Zoom, dan Box.
3. ClickUp
ClickUp berbasis cloud dirancang sebagai toko serba ada untuk kolaborasi tim, manajemen dokumen, manajemen tugas, manajemen proyek, dan pelacakan kinerja. Fitur ClickUp termasuk tugas tugas dan status, peringatan, toolbar tugas, dan alat komunikasi. Pengguna dapat mengakses ClickUp di perangkat apa pun, termasuk desktop, seluler, dan asisten suara seperti Amazon Alexa.
Alat ini memungkinkan manajer proyek untuk melacak anggota tim secara real time sehingga mereka dapat tetap mengikuti pembaruan terbaru. ClickUp terintegrasi secara native dengan Slack, Dropbox, Google Workspace, dan alat lainnya.
4. Monday.com
Monday.com membantu tim bekerja sama untuk secara efektif merencanakan, melaksanakan, dan memberikan proyek yang kompleks tepat waktu. Pengguna dapat mengakses Monday.com sebagai aplikasi web atau melalui perangkat iOS atau Android.
Monday.com menawarkan papan Kanban terintegrasi, pelacakan waktu, pemberitahuan otomatis, dan otomatisasi alur kerja. Perangkat lunak ini menawarkan lingkungan kolaboratif di mana anggota tim dapat berkomunikasi, membuat basis pengetahuan, dan berbagi file, gambar, pembaruan, dan umpan balik secara real time. Integrasi Monday.com termasuk Dropbox, Google Drive, MailChimp, dan berbagai alat kalender.
5. Manajer Proyek
Aplikasi manajemen proyek dan pekerjaan SaaS yang mendukung kebutuhan tim hibrida, ProjectManager memungkinkan anggota tim berkolaborasi dalam tugas dengan pesan bawaan, keterlibatan seperti media sosial (misalnya, suka dan emoji), dan alur kerja persetujuan yang mudah.
ProjectManager memungkinkan tim proyek berkolaborasi di ruang tempat mereka bekerja, menghilangkan kebutuhan akan utas email yang berkelanjutan dan sering membingungkan. Alat ini memungkinkan pemimpin proyek untuk menambahkan proyek dan menugaskan pekerjaan ke tim mereka, dan memungkinkan anggota tim berbagi umpan balik, komentar, dan file secara real time. ProjectManager terintegrasi dengan Slack, Microsoft Project, Google Drive, Google Kalender, dan banyak lagi.