5 Alat Kolaborasi Manajemen Proyek Terbaik – Mungkin Anda sudah tua dalam bekerja secara online atau terdorong ke dalamnya karena peristiwa baru-baru ini. Bagaimanapun, Anda harus menggunakan alat manajemen proyek terbaik untuk berkomunikasi, berbagi file, dan berkolaborasi dalam ide dengan anggota tim Anda meskipun jarak fisik memisahkan semua orang.
5 Alat Kolaborasi Manajemen Proyek Terbaik
Apa yang harus dipertimbangkan ketika memilih alat kolaborasi manajemen proyek
dotdiva – Indikator kinerja utama (KPI) untuk setiap alat kolaborasi manajemen proyek bermuara untuk menjawab satu pertanyaan: Apakah itu berkontribusi pada produksi kiriman berkualitas tinggi tepat waktu dan di bawah anggaran? Namun, untuk menjawab pertanyaan itu, perlu mempertimbangkan banyak faktor.
Baca Juga : Alat kolaborasi online terbaik tahun 2022
1. Penerapan
Tidak peduli seberapa menarik perangkat lunak baru, Anda harus terlebih dahulu menjawab satu pertanyaan: Apakah proyek membutuhkannya? Menambahkan aplikasi papan tulis online mandiri untuk memfasilitasi brainstorming sebagai bagian dari strategi komunikasi Anda mungkin tampak mudah. Namun, jika Anda sudah menggunakan Zoom, Anda memiliki akses ke fitur papan tulis yang disertakan. Mengapa menambahkan aplikasi terpisah untuk melakukan fungsi yang sama? Cara lain untuk menentukan kegunaan potensial alat adalah mengidentifikasi masalah yang seharusnya dipecahkan. Jika Anda tidak dapat mengartikulasikannya, yang Anda miliki adalah solusi perangkat lunak untuk masalah yang tidak Anda miliki, yaitu perangkat lunak yang tidak Anda perlukan.
2. Kemudahan penggunaan
Alat kolaborasi yang efektif membantu tim Anda menyelesaikan proyek, yang berarti tidak terlalu rumit sehingga menggunakannya menjadi proyeknya sendiri. Apakah alat ini cukup sederhana atau intuitif sehingga tim Anda dapat langsung menggunakannya? Jika Anda memiliki tim lintas fungsi , apakah setiap anggota tim memiliki latar belakang yang diperlukan untuk menggunakannya? Jika pelatihan diperlukan, siapa yang akan menyediakannya? Apakah perusahaan Anda memiliki seseorang secara internal yang dapat melatih pengguna atau Anda memerlukan bantuan dari luar? Apakah tutorial online, video, atau webinar cukup? Berapa waktu yang diharapkan agar semua orang dapat mencapai kecepatan? Ini semua adalah pertanyaan yang harus Anda pertimbangkan sebelum berinvestasi pada alat baru.
3. Keamanan
Setiap bagian dari perangkat lunak telah — dan dapat — diretas, tetapi Anda harus tahu apa yang dilakukan produsen perangkat lunak untuk mengatasi masalah yang diketahui dan tetap berada di depan pelaku jahat. Enkripsi Secure Sockets Layer (SSL)? Otentikasi dua faktor untuk login? Apa lagi? Misalnya, jika Anda berada di industri perawatan kesehatan, keamanan Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) memerlukan perlindungan tambahan. Memastikan keamanan perangkat lunak Anda sangat penting untuk menghindari masalah hukum yang tidak diinginkan. Bukan hanya data Anda yang harus Anda khawatirkan; itu juga data pelanggan Anda.
4. Biaya
Dampak pada keuntungan Anda adalah pertimbangan penting lainnya. Alat perencanaan gratis memang bagus, tetapi apakah yang mereka tawarkan cocok dengan yang Anda butuhkan? Berapa banyak fungsi yang Anda mampu? Kecuali Anda memiliki kontrol anggaran penuh, Anda harus membenarkan biaya tambahan ini. Anda juga harus memahami total biaya dari rencana yang Anda pilih. Apakah itu biaya tetap? Biaya per pengguna? Apa perbedaan antara tarif bulanan dan tahunan? Hindari kejutan stiker atau penyesalan pembeli dengan meneliti potensi biaya tambahan, seperti pelatihan, penyimpanan data, dan integrasi dengan perangkat lunak lain.
5 alat kolaborasi manajemen proyek terbaik
Kolaborasi dan alat kerja “terbaik” adalah yang menurut tim Anda cukup produktif untuk digunakan. Masing-masing dari enam aplikasi perangkat lunak di bawah ini menawarkan paket gratis, jadi ujilah aplikasi tersebut sepuasnya untuk menentukan apakah aplikasi tersebut paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda.
1. Trello
Ingin orang menggunakan alat kolaborasi baru? Buatlah tanpa repot. Trello melakukannya dengan cepat, itulah sebabnya The Blueprint menilainya sebagai perangkat lunak manajemen proyek yang paling mudah digunakan. Trello menggunakan papan kanban dengan daftar status vertikal dan kartu proyek untuk membuat jadwal proyek . Anda memindahkan kartu dari kiri ke kanan dari satu kolom ke kolom lainnya saat tindakan berurutan selesai. Papan pada tangkapan layar di bawah ini memiliki proses produksi konten enam langkah: perencanaan, penugasan, penulisan, pengeditan, revisi, dan penyelesaian. Setiap topik konten, seperti “Garis Besar Tinjauan Trello”, memiliki kartunya sendiri, yang diseret dan dijatuhkan ke daftar status vertikal berikutnya setelah selesai.
2. asana
Asana menawarkan beberapa cara berbeda untuk mengatur peta jalan proyek Anda, termasuk bagan Gantt, daftar tugas, dan papan kanban. Ini juga lebih berpusat pada pekerja daripada perangkat lunak manajemen proyek lainnya, yang memungkinkan Anda mengelola proyek dan tim Anda. Sebagian besar perangkat lunak manajemen proyek berfokus pada pencapaian proyek dan tugas yang diperlukan untuk mencapainya dengan mengorbankan tim itu sendiri. Pengelola tugas dan fitur manajemen beban kerja Asana memungkinkan Anda melihat beban kerja tim dan individu, mengatur kapasitas beban kerja individu, dan menetapkan tingkat usaha untuk setiap tugas.
3. Zoom
Zoom adalah alat konferensi video berbasis web yang menjadi terkenal selama pandemi COVID-19. Blueprint menilainya sebagai perangkat lunak konferensi video terbaik, dan dirancang untuk semua jenis pengguna: individu, usaha kecil, organisasi perusahaan, lembaga pendidikan, sistem perawatan kesehatan, lembaga pemerintah, dan banyak lagi. Zoom tersedia di desktop dan perangkat seluler. Buka aplikasi, dan Anda memiliki empat opsi: rapat baru, bergabung, menjadwalkan, dan berbagi layar. Jika Anda mengadakan rapat, peserta dapat bergabung tanpa akun Zoom. Pilihan lainnya termasuk papan tulis dan fitur obrolan untuk digunakan selama rapat.
4. Slack
Tingkatkan komunikasi tim dengan Slack, yang cocok untuk tim dua orang dan perusahaan Fortune 500. Akses melalui web, aplikasi desktop, atau aplikasi selulernya. Buat beberapa percakapan di saluran terpisah, berkomunikasi secara pribadi dengan pesan langsung, dan bagikan file. Menu navigasi kiri Slack mencantumkan utas percakapan yang Anda ikuti, semua saluran Anda, dan orang-orang yang telah mengirimi Anda pesan langsung. Antarmuka obrolan menampilkan pesan setiap saluran secara berurutan, dan Anda dapat menyematkan gambar atau melampirkan file ke pesan Anda. Balas pesan di antarmuka obrolan atau pilih pesan untuk membuat utas percakapan terpisah.
5. Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard adalah aplikasi berbasis cloud yang memungkinkan Anda untuk bertukar pikiran, menggambar diagram, atau membuat visual lain yang dapat dilihat siapa pun di tim Anda secara langsung, di mana pun mereka berada. Anda tidak perlu mengambil gambar papan tulis untuk menyimpannya karena disimpan dengan aman di cloud. Antarmuka Whiteboard memiliki palet alat sederhana dengan pena, stabilo, penghapus, dan objek laso. Peserta dapat membuat modifikasi sendiri pada papan tulis melalui komputer desktop atau perangkat digital mereka dengan menggunakan mouse atau layar sentuh.